「いつも時間が足りない」「仕事が忙しい」と思っているあなたに教えたいタイムマネージメント。やればすぐに結果がでます

「あれもしたい！」「これやらないと！！」

忙しい人って言ってわりに結果が伴わない人っていませんか？

逆に結果を出しているのに時間に余裕がある人もいます。

その差は「タイムマネージメント」ができているか、できていないかの違いです。

結果を出していない人は「タイムマネージメント」ができていない人です。

逆に「タイムマネージメント」が出来ている人のほとんどはいつも結果を出しています。

あなたが後者になりたいなら、タイムマネージメントが必要だと感じているなら、

これから紹介するやり方を一つでも行うだけで、今よりもずっと時間に余裕がある仕事、プライベートを送ることができます。

それではあなたの時間を「作る」ための「タイムマネージメント」を紹介します。

時間が足りないとはどういうことか？

まず時間が足りないとはどういうことかを考えていきましょう。

他にもあると思いますが、時間が足りないと言っている人の多くは上記のような人のことを言います。

あなたもどれか当てはまるかもしれませんね。もし当てはまらなくてもあなたの周りにいませんか？

その人の口癖は「時間がない！」です。

側から見ても忙しそうなのは分かりますが、なんか無駄も多い気がしますよね。

でも本人からしたら「時間がない」＝充実している

と勘違いしているケースも少なくありません。

時間が足りない原因を探る

時間が足りない人の多くは

時間が足りてないことを考える時間すらない！

ことだと思います。

そして次に考えることは

与えられた時間内に自分の成果を出していないことです。

では成果とはなんでしょう？

三省堂：大辞林によると

なしとげた結果。できあがったよい結果。

あなたの仕事の時間が８時間だったら、その時間内に結果を出さなければ成果を出したとは言えないわけです。

そして結果を出すことができないから「残業」をするわけですね。

結果が出せないのには原因が必ずあります。

その原因を見極め解決することが重要です。

時間は常に限られている

時間は誰にでも平等です。

１日24時間。

少ない人も、多い人もいません。

誰かから時間を買うことも、あげることもできませんよね。

だからタイムマネージメントは必要なんです。

小学校から教える必要があるスキルだと本気で思っています。

あなたも聞いた聞いたことがあると思います。

いつも心に留めておきたいことわざです。

時間に余裕がある人になるには？

100%を目指さない考え方

日本人気質、完璧主義者というべき人達の多くは時間が足りていません。

とても良いことですが、ダメなことでもあります。

100％というのは誰が決めるのでしょうか？それは自分です。他人ではありません。

仮に明日必要な会議資料を出さなければいけない時でさえ、自分の中の100％を目指して仕事をします。

他の仕事も100％。資料作りも100％

寝ずに仕事をするのでしょうか？そんなに大事な資料なのでしょうか？

 

私からしたら馬鹿馬鹿しいにもほどがあります。

私がもし明日必要な資料を作ってくれと言われたら６０％の完成度で十分です。

１つのことに100％を出すより、３つ、４つのことを６０％で終わらせたほうが仕事の効率が圧倒的に高いからです。

ましてや明日必要な書類に上司も１００％を求めていないからです。大事な会議資料ならもっと前にいうはずです。

さらに言うなら頼まれた時に本当に必要な部分が何かを聞く必要があります。

上司はざっくりとした概要しか言いません。でも本当に必要な部分はその中の２０％ほどです。その他は一切使いません。

なのでその２０％部分だけの資料を作ればいいのです。

必要な時だけ１００％を出して、それ以外の時は６０％で十分。

もしあなたが１００％の人なら一度６０％で資料を提出してみてはどうですか？

多分、上司の反応は以前と変わらないですよ。

むしろ必要な部分だけを完結に仕上げた資料でとても喜ばれると思います。

 

行動の質を変える

上でも少し話しましたが、

必要なことだけをやるようにするだけ、忙しさからは解放されます。

なので必要な部分はやらないようにしましょう。

必要のない部分もやって、さらに沢山のスケジュールを詰め込むから忙しくなるわけですね。

先ほどの資料作りなら会議で必要な部分のみを作ればいいんです。

その他の不必要な部分にあなたの貴重な時間を使う必要は一切ありません！！

その分、他の仕事を終わらして早く帰宅して自分の好きなことをしたほうが毎日が充実します！

周りを使って仕事量を減らす

自分一人では時間がかかる仕事なら周りと協力しながら仕事をする癖をつけましょう。

あなたしかできない仕事があるなら他の人にもできるように指導しましょう。

できる人数が増えれば増えるほどあなたの仕事は軽くなります。

それに加えてあなたのリーダーとしての資質も育てることができます。

 

フリーの方なら外部委託という形で仕事の依頼をするのもいいですね。

お金はかかりますが、自分の時間を買うことができます。

今ならランサーズ、ココナラなど仕事の依頼ができるサイトも多いので活用してはどうですか？

ランサーズ※クリックでサイトに飛びます。

ココナラ※クリックでサイトに飛びます。

やるべきことは頭の中に入れない

忙しい人は自分の頭の中に仕事量をストックしておく傾向があります。

仮に仕事が実は３案件しかなかったとしても、頭の中ではその一つの案件の順番さえも決めているので仕事の数は少ないのに多いように感じてしまっていることがあります。

なので仕事の量は自分の頭のなかに入れとくのではなく、

メモ帳や手帳、iPadなどのタブレットでもいいので、

頭の外に出しておくことをお勧めします

頭の外に出すだけで頭の中がクリアーになり仕事も集中して行うことができます。

その週にやること、その日にやることは頭の外にメモを残すようにしましょう。

左：頭の中に仕事を溜め込んでいる人。　右：一つの案件だけに集中している人

やるべきことの順番は始めに決める

仕事を始める前に今日、やるべきこと（タスク）を紙に書きましょう。

仕事を始める前に順番をつけておくと、一つの仕事が終わったらあれこれと考えなくても次の仕事に取り組むことができます。

ココがポイントなんです！！

なぜなら仕事の途中で順番を決めるのは意外と頭を使います。

それが仕事が終わったときの時間だったり、自分の状況によってもその後の仕事が変わってきてしまい、結果としてあれこれ考えてダラダラ過ごしてしまうことがよくあります。

なので先に決めることはあなたのやるべきことをスムーズに導いてくれます。

 

また、仕事の順番を決めるにもコツがあります。

それは大変な仕事から手を入れることです。

午前中は頭が冴えキレッキレの状態です。お昼から夕方にかけて脳も疲労していきます。

なので一番最初に取り組むべき仕事は大変な仕事です。

そして夕方にかけて徐々に頭を使わない仕事にシフトしていくのがベストです。

もし思い出せなかったら【めんどくさいことから始める。】と覚えてください。

慢性的なことを改善する

・今までやっていたから同じようにやるべきだ！

・去年もやったから今年も同じようにやる！

このようなことがあなたの仕事の中にもありませんか？

同じやり方を永遠とやるのはずっと改善ができていない証拠です。

いつまでも同じやり方では進歩がありません。

なのでその仕事をもっと効率的にできないかを模索してもバチは当たりません。

それが皆んなが口を揃えて「面倒だ」と言うものなら尚更です。

はじめは時間がかかりますが、一度定着すれば次は時間もかからずにラクになります。

今の大変さより未来の効率を考えた行動を意識するのも大事です。

仕事の断捨離。やらないとことを決める！

これはあなたも聞いたことがあると思います。

でも、そう簡単にできない！！と思っているかもしれません。

上でも話しましたが、「全てをやる必要はありません！」

本当に必要なことだけを見極めて仕事をすればいいんです！

それならできそうじゃありませんか？

 

もちろん、無理な依頼はキッパリNO！を断るべきです。

または違い誰かに振ってしまうのもアリです！！

なぜなら会社に勤めているなら「あなたにしかできない仕事は存在しない」からです！もしあるならその会社の中身はブラック企業だと思って間違いありません。

時間に仕事量を割り振る

これは仕事の量で時間を決めるのではなく、

「時間を先に決めて仕事をする」ということです。

例えば、

出社して１４時までに外回りから帰社。１７時までの３時間で提案書の作成を終了させる。

数日に分けて仕事をする案件があるなら、「トータルで６時間」÷３日で終わらせる。

などやり方は自由ですが、きっちり時間を決めて仕事をするということです。

時間を決めないとダラダラと伸ばし伸ばしで仕事をしてしまい、他の仕事ができないなんてことになったら大変です。

ダラダラ防止も兼ねて時間を決めておくことをオススメします。

スマホのタイマーでもいいですし、キッチンタイマーでもいいです。

その時間はとにかく集中して仕事に取り組むようにしましょう。

まとめ

・時間が足りない人の多くは時間が足りてないことを考える時間すらない！

・時間内に成果を出すことが大事。成果とは「なしとげた結果。できあがったよい結果。」

・「タイムイズマネー」を実現させるポイントがタイムマネージメント。

・仕事は本質的な部分が大事であって余計な部分は必要ない。だから６０％を目指して仕事を量産したほうが効率がいい。ただし、本当に大事なことは１００％を目指せ！！

・仕事は他人にも覚えさせる。それが仕事を減らすコツ。

・仕事の量を紙に書くことで頭の中がスッキリして仕事がはかどる。

・仕事の順番を決めるとすぐに取り組める。

・やらない、やりたくない仕事は断る。または他の同僚に振る。

・時間を決めて仕事に取り組む。その間は集中して取り組む。

毎日、時間が足りないと思っているあなたが少しも、一つでも取り組めることを紹介しました。

この中の１つ、２つでも行うことで時間が足りないから解放されます。

あなたの時間が少しでも解放される仕事をしてください。